Tips om effcienter te zijn

 

Honderden e-mails, een rinkelende telefoon, veeleisende werknemers, klanten die om betalingen zeuren, als je niet oplet, verzuip je nog in de dagelijkse beslommeringen binnen je bedrijf. 7 tips om effectiever te werken.

1. Relativeer input

Dagelijks komt er een enorme stroom aan werkzaamheden op je af:  e-mail, post, administratieve taken, zeurend personeel en ga zo maar door. Je bent geneigd alles wat er binnenkomt, evenveel aandacht te geven. Dat is niet goed. Heb helder voor ogen: wat wil ik bereiken met mijn onderneming? Als je dat weet, leer je relativeren en ‘nee’ zeggen tegen dingen die een mooie kans lijken, maar die zonde van je tijd zijn.

2. Verzamel de input 

Aan de ‘voorkant’ van je bedrijf komt veel informatie binnen. Die moet je leren verzamelen, niet laten slingeren. Las iedere dag een moment in waarop je beslissingen neemt. Doe ik er ik er iets mee, of niet? Dan beslis je ook of je er de komende week wat mee gaat doen, of later.

3. Taken centreren

Veel mensen zien hun e-mailinbox als een takenlijst, maar hebben ook nog overal gele briefjes geplakt en een losse to-do list. Fout.  Maak één actielijst met alle zaken die spelen de komende vijf werkdagen. Daarnaast maak je een projectenlijst voor langer lopende zaken.

4. Taken specificeren

Veel mensen hebben weerstand tegen een to do-lijst. Dat komt omdat ze de taken die erop staan niet helder geformuleerd hebben.  Je moet per taak heel specifiek weten wat je ermee bereikt wil hebben. Een losse kreet als ‘ergens naar kijken’  is niet concreet genoeg. Dan kijk je vol aversie naar zo’n lijst, omdat je niet weet wat je moet gaan doen. Maak dus een to do-lijst met helder geformuleerde taken.

5. Ontwikkel discipline

Ok, de to-do lijst is er, nu nog  afwerken. Focus en concentratie hebben alles te maken met discipline en dat valt te leren.  Er is geen systeem die het voor jou regelt dus je moet het echt zelf doen. Hoe? Jezelf af en toe bij de lurven pakken en hard toespreken. Het begint allemaal bij het besef dat voor sommige zaken discipline voor jou een probleem is. Meestal zijn dat zaken waar je minder affiniteit mee hebt, die stel je graag uit.

6. Luister naar je agenda

Maak een goede agenda. Zonder hulpmiddelen ben je een slechte manager. Voor je gaat slapen, weet je nog wat je de volgende dag moet doen, maar als je wakker wordt, weet je alleen nog dat je die dag iets moest. Een agenda werkt nog altijd. 

7. Neem tijd om te denken

Het is ontzettend belangrijk om een aantal keren per week tijd uit te trekken om na te denken over je onderneming. Die denktijd is heel belangrijk. Anders blijf je ad hoc dingen doen. Neem wel de tijd, het duurt ca.20 minuten voor je hersens op stoom komen en niet meer aan andere regeldingen denken (bron:Sprout)